Checklists

Checklists


Checklist Archiefverhuizing

Om de verhuizing van uw archief zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben we voor u deze handige checklist met aandachtspunten opgesteld.

  • Inspecteer het te verhuizen archief.
  • Stel de verantwoordelijkheden vast.
  • Bepaal een tijdspad, zo voorkomt u overhaaste problemen.
  • Archief opschoning, op grond van een vastgestelde vernietiging- of selectielijst.
  • Behandel vertrouwelijke stukken volgens een vooraf bepaalde manier.
  • Vernietig uw oude archief, mét certificaat als bewijs van vernietiging.
  • Pak alle kwetsbare objecten of stukken in met een speciale verpakking.
  • Geef een duidelijke codering aan alle stukken.
  • Zorg voor controle bij vertrek én aankomst van alle bestanden.
  • Sla de archieven eventueel ook / deels) digitaal op.
  • Pak de archiefstukken in en uit.
  • Zorg voor demontage en montage van de archiefkasten en -stellingen.

 
Checklist Bedrijfsverhuizing

Er komt veel kijken bij een verhuizing. En dat is bij een bedrijfsverhuizing niet anders. Om in uw voorbereiding niets over het hoofd te zien, kan een checklist handig van pas komen. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.

Voorbereiding van uw bedrijfsverhuizing

Algemeen

  • Bel Op Maat Verhuizingen 0183-565095 voor het maken van een vrijblijvende inventarisatieafspraak.
  • Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de verhuisperiode. Deze persoon is het centrale aanspreekpunt.
  • Richt een projectgroep verhuizing op. Neem hierin een vertegenwoordiging van personeelszaken, technische zaken en publiciteit op.
  • Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdelingen en het personeel.
  • Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren. Herzie uw productieplanning.
  • Bepaal het verhuisbudget.
  • Maak in overleg met alle betrokkenen een strak tijdsplan.
  • Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
  • Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren.
  • Regel de verzekering en de bankzaken.

Huisvesting

  • Ga na of uw nieuwe vestiging onder een bestemmingsplan valt.
  • Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden aangebracht.
  • Bepaal eventueel welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd en laat een bouwkundige de plannen uitwerken.
  • Neem contact op met de gemeente en vraag of uw verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen vinden.
  • Contracteer een aannemer voor de verbouwing.
  • Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken.
  • Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig heeftt en laat installateurs deze voorzieningen aanleggen.
  • Regel eventueel een zogeheten Hinderwet-aanvraag.
  • Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of van de verhuizing.
  • Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een overzichtelijke gids staan.

Inrichting

  • Maak een indelingsplan op voor het nieuwe gebouw.
  • Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
  • Zet de nieuwe plattegronden op tekening.
  • Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
  • Bepaal wat allemaal nieuw moet worden aangeschaft (bijvoorbeeld vloerbekleding, meubilair,…) en bestel tijdig.
  • Nu u in een nieuwe omgeving zit, is uw huisstijl misschien aan een update toe. Neem hiervoor contact op met een ontwerpbureau.
  • Maakt tijdig afspraken met de ICT-afdeling van Op Maat Verhuizingen over het verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen.
  • Hou er rekening mee dat u eventueel een nieuwe centrale, fax en telexapparatuur wil / moet aanschaffen.

Personeel

  • Een verhuizing is een aangrijpende aangelegenheid. Medewerkers zijn niet verplicht hierin mee te gaan.
  • Inventariseer daarom tijdig welke medewerkers wel en niet mee gaan.
  • Voer met iedereen reorganisatiegesprekken en maak regelingen voor personeelsleden die niet met het bedrijf mee gaan.
  • Indien medewerkers niet mee verhuizen, denk aan het aanvragen van collectief ontslag of vervroegde VUT-regeling of outplacement.
  • Maak een wervingsplan voor nieuwe personeelsleden en zorg dat zij voldoende mogelijkheden en tijd krijgen om zich in te werken.
  • Toets de carrièreplanning aan de nieuwe situatie.
  • Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
  • Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
  • Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan en voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
  • Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook eventueel huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers.
  • Organiseer excursies voor uw medewerkers naar uw nieuwe vestiging en laat de overheid informatie verstrekken.
  • Hou uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken. Stel daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in.

De verhuizing

  • Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
  • Neem tijdig contact op met Op Maat Verhuizingen 0183-565095.
  • Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd kunnen worden.
  • Op Maat Verhuizingen beschikt over de noodzakelijke kennis, middelen en ervaring.
  • Zorg ervoor dat u duidelijke informatie paraat heeft voor uw verhuizer.
  • Leg samen met Op Maat Verhuizingen de wensen, aandachtspunten en planning vast in een draaiboek.
  • Bepaal wie alles in- en uitpakt.
  • Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Uw eigen technische dienst of vertrouwt u op onze vakmensen.
  • Breng het archief op orde en laat het oudste deel van het archief (dat u niet meer verplicht moet bewaren) eventueel vernietigen.
  • Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor het personeel en hou deze kosten in de hand door afspraken te maken.
  • Regel afspraken met slechts één verhuisbedrijf om misverstanden en miscommunicaties te voorkomen.
  • Laat de verhuisrekeningen naar uw bedrijf sturen, zodat u de BTW kunt verrekenen.

 

Kort voor uw bedrijfsverhuizing

Gebouw / Inrichting

  • Zorg ervoor dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als er verhuisd gaat worden.
  • Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (voor telefoons, PC’s, koffieautomaten, kopieerapparaten, etc.).
  • Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
  • Bestel eventueel een nieuw bord (eventueel verlicht) met uw bedrijfsnaam en -logo.
  • Controleer of uw leveranciers en klanten het nieuwe gebouw makkelijk kunnen bereiken.
  • Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving.
  • Laat het gebouw (in ieder geval na verbouw of nieuwbouw) schoonmaken.
  • Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden.

Drukwerk

  • Zorg voor nieuw briefpapier etc. Of zorg er in ieder geval voor dat u stickers met het nieuwe adres voor handen heeft.
  • Laat nieuwe reclamefolders en brochures drukken.
  • Pas advertenties aan.
  • Zorg ervoor dat het nieuwe adres ook op al uw bedrijfsverpakkingen komt te staan.
  • Overige aandachtspunten

Instrueer medewerkers over de wijze van inpakken, het leegmaken van bureaus en kasten en het verhuizen van hun privéspulletjes.
Geef aan leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon-, fax- en telexnummers en het juiste adres tijdig door.
Vergeet uw nieuwe gegevens ook niet door te geven aan de Kamer van Koophandel.
Uw nieuwe adres moet u ook laten vermelden in alle adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld staat.
Zorg bij uw oude en nieuwe vestiging voor een goede en duidelijk afgezette laad- en parkeerplaats voor verhuiswagens.
Licht uw oude én nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast.


Tijdens uw bedrijfsverhuizing

  • Zorg dat “sleutelposities” zoals de bewaking, de portiersloge en de telefooncentrales bemand zijn.
  • Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers van de oude en de nieuwe vestiging.
  • Zorg voor een duidelijke codering van alle ruimten.
  • Let erop dat de codering ook op alle te verhuizen materialen is aangebracht. De verhuizer weet dan direct waar alles moet staan.
  • Regel voldoende ‘eigen’ bemanning (bijv. Technische Dienst, bewaking, liftmonteurs etc.) voor hand- en spandiensten.
  • Geef uw medewerkers een taak tijdens de verhuisdag. Mensen zonder taak geeft u het beste vrij af.
  • Taken voorkomen onder andere opstoppingen en menging in reeds gemaakte uit te voeren verhuisplanning.
  • Zorg voor de ‘inwendige’ mens. Hou er bijvoorbeeld rekening mee dat bedrijfsverhuizingen vaak in het weekend worden gedaan.
  • Denk er ook aan dat er voldoende koffie, thee, melk, brood, beleg,.. beschikbaar is.

 

Na uw bedrijfsverhuizing

  • Laat het hele gebouw schoonmaken.
  • Plaats bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw.
  • Stel de Technische Dienst verantwoordelijk voor het ophangen van posters, kunst, planten, planborden etc.
  • Verbied individuele medewerkers zelf om aan wanden of plafonds te gaan sleutelen.
  • Zorg dat verhuismateriaal (zoals dozen etc.) op een centraal punt wordt ingeleverd.
  • Hou de projectgroep nog een drietal weken actief voor de afhandeling van diverse zaken.
  • Organiseer een officiële opening en hou ook een Open Dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en afnemers.
  • Vergeet niet de pers op de hoogte te stellen.
  • Controleer na de verhuizing samen met de Op Maat Verhuizer of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
  • Zorg dat u weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren.
  • Evalueer de personeelsregelingen. Welke moeten aangepast worden en welke kunnen beter afgeschaft worden.